リモートワークのときに知っておきたいテレビ会議のマナー

コロナウイルスの影響で多くの企業でリモートワークが取り入れられ、自宅からインターネットを使って仕事をすることが求められるようになりました。

テレビ会議は社内会議だけでなく社外との取引でも用いられていますが、どのようなマナーが求められているかを知っているでしょうか。

テレビ会議におけるマナー

社会情勢の影響で突然リモートワークを余儀なくされ、何も準備ができていないのに自宅からテレビ会議に出席しなければならないとなると、どんなビジネスマナーが求められるのかがわからずに戸惑いがちです。

同じ部署内の会議であれば普段の付き合いがあるのでマナーがわかっても、他部署や社外との取引では会議に入るべきタイミングや会議への参加の仕方などをどうすべきかがわからないでしょう。

まず、社内のテレビ会議では音声のみのことが多いですが、社外交渉では映像を映すように求められることがよくあります。

その際に失礼がないようにフォーマルな姿になり、背景に映るものも失礼がないように整えておくことが必要です。

無地の壁をバックにして社外取引に出かけるときの服装であれば問題ありません。

会議に入るべきタイミングは他社を訪問する場合と基本的には同じマナーで、5分前を目安に入っておくようにしましょう。

開始までの数分の間にマイクやスピーカーのテストをしておくのが大切です。

会議中には求められたときや見せなければならないとき以外はビデオをオフにします。

音声もミュートにして発現するときにだけミュートを解除するのがルールです。

映像や音声が多いと通信量が増えてしまって不安定になりやすいからです。

また、ミュートにしていないと音がハウリングを起こすこともあり、会議の妨げになってしまいます。

そして、資料を共有する場合には予め開いておいて、必要なときに速やかに提示できるように準備をするのがマナーです。

限れた時間を有効に使うのは基本なので無駄なく進められるように用意を整えておきましょう。

コロナウイルスの影響でリモートワークをさせる企業が増えたことにより、社外交渉もビデオ会議で行われるようになっています。

運用が開始された当初は些細なマナー違反は許容されたとしても、常識化されるにつれて正しいビジネスマナーをわきまえているかを他社から評価されるようになる可能性が十分にあります。

ここで挙げたような会議前の準備、会議中の対応に関するマナーやルールを理解し、適切な態度でビデオ会議に応じられるようになりましょう。